Ga dit voorjaar mee met de Expeditie Vroegsignalering

Spelend leren met NVVK-Expedities, werkt het?

8 februari 2024

‘Schuldhulpverleners zijn altijd aan het gaan, gaan, gaan’, zegt expeditieleider Nico Wuarbanaran. ‘Terwijl het juist goed is om af en toe als een helikopter boven processen te hangen en te bedenken wat er beter kan.’ De spelvorm van een Expeditie is een leuke manier om dat te doen, vindt hij.

Nico Wuarbanaran

Management-consultant 'House of Performance' hielp de NVVK met de ontwikkeling van de Expeditie. De spelvorm leent zich goed om gedragsverandering in gang te zetten, vertelt adviseur Elselieke van Aken van het bureau. ‘We laten deelnemers ervaren dat ze zelf invloed hebben op hun werk. Ze merken wat ze dan precies kunnen verbeteren. Dat zit vaak in kleine dingetjes.’

Elselieke van Aken

Ter voorbereiding van de Expeditie sprak Van Aken met mensen uit het werkveld en analyseerde ze de uitkomsten. ‘Dat gaf veel informatie over de knoppen waaraan je moet draaien om werkprocessen te verbeteren. Het bleek bijvoorbeeld dat tools zoals de Kennisgeving en VISH nog niet optimaal gebruikt werden.’

Hoe motiveer je mensen om te leren?

Bij de Expeditie oefenen deelnemers spelenderwijs nieuw gedrag. Van Aken: ‘Je gaat met je team aan de slag. Per missie en per opdracht kun je punten verdienen. Wie de meeste punten heeft wint. Die competitie doet altijd wel wat'.

Dat merkt Wuarbanaran ook. ‘Deelnemers vragen bijvoorbeeld hoe het kan dat een ander team al zoveel punten heeft. De eerste keer waren er twee teams uit één organisatie. Die wilden elkaar heel graag overtreffen!’

Van Aken zorgde voor veel afwisseling in de opdrachten. ‘De ene week doe je het een en de volgende week het ander. Er zitten teamopdrachten in, maar ook individuele opdrachten. Je gaat ook elkaars werk beoordelen.’

Nieuw: 'oeps'-potje

De deelnemers van de eerste Expeditie zeggen minder op de automatische piloot te werken en casussen vaker met elkaar te bespreken. Ze bedachten allerlei manieren om processen te stroomlijnen. Bijvoorbeeld ‘voorsorteerstroken’ voor eenvoudige en complexe dossiers. En een ‘oeps-potje’ voor schulden die over het hoofd gezien worden. Daardoor hoeven ze niet meer onevenredig veel tijd te steken in het 100% compleet maken van schuldenlijsten.

Deelnemers gaan niet alleen efficiënter werken, maar houden ook meer rekening met hulpvragers. Bijvoorbeeld door niet meer van ze te vragen een extra keer langs te komen om het schuldenoverzicht te ondertekenen. Daarnaast besteden ze meer aandacht aan de relatie met schuldeisers en andere ketenpartners. De belangrijkste winst is wel dat ze zich het 'nadenken over hun werk' eigen hebben gemaakt. Daar blijven ze regelmatig tijd voor inruimen, blijkt uit evaluaties.

Lessen van eerdere edities

De opzet van de Expeditie zelf wordt doorlopend verbeterd. ‘We halen na elke aflevering feedback op ', licht Van Aken toe. ‘Elke keer tweaken we weer kleine dingen, zodat het beter werkt. Bij de afsluiting van de eerste Expeditie vertelden de teams dat ze onderlinge uitwisseling echt super waardeerden. We hebben daarom bij de tweede editie vaker een online moment ingepland waarop ze dingen aan elkaar kunnen vragen.’

Een andere verbetering heeft te maken met de effectmeting. Van Aken: ‘Tot nu toe was er een meting vooraf en eentje direct na de Expeditie, om het effect in beeld te brengen en om na te gaan of er nog iets is waar de deelnemers aan moeten werken. Deze keer willen we na 3 maanden nogmaals meten. Want na afloop van een Expeditie ben je niet klaar, dan begint het pas.’

Nieuw thema: Expeditie Vroegsigalering Binnenkort is de afsluiting van de tweede Expeditie. Naar verwachting levert die weer inspiratie voor volgende edities. In het voorjaar komt er een Expeditie over een nieuw thema: vroegsignalering. Nico Wuarbanaran: ‘Het gaat daarbij nog sterker over leren van elkaar, best practices bekijken en dingen uitproberen. Wat werkt en wat werkt niet? Bij dit onderwerp zijn de verschillen groter. De ene gemeente is al jaren bezig met vroegsignalering en de ander nog maar net.’ Van Aken vertelt wat haar opviel toen ze om tafel zat met gemeente en de vaste lasten partners die de vroegsignalen aanleveren. ‘Er zijn over en weer heel veel aannames over elkaars situatie. Beide partijen staan nog niet echt met elkaar in contact. Daar is ruimte voor verbetering. Want uit onze analyse bleek dat hun belang hetzelfde is. Namelijk de mensen schuldenvrij houden. Dat is een goede basis voor samenwerking.’

Kost het veel tijd?

Redenen genoeg om op expeditie te gaan dus, maar hebben financiële hulpverleners er wel tijd voor? Van Aken benadrukt dat het niet veel tijd vraagt: 1 of 2 uur per week. Je hoeft er geen vrij voor te nemen zoals bij een training. ‘We weten dat mensen ook moeten werken. De opdrachten doe je tijdens je dagelijks werk. We willen dat mensen ermee gaan oefenen, feedback krijgen, weer oefenen en nog een keer feedback krijgen. Anders leer je er te weinig van om je manier van werken blijvend te verbeteren.’

Wat levert het mijn team op?

De Expeditie is er voor wie de eigen manier van werken wil toetsen en wil leren van elkaar, zegt Wuarbanaran. ‘Voor gemeenten die moeite hebben met het verkorten van doorlooptijden of met vroegsignalering. Maar ook voor gemeenten die al goed op weg zijn. Die kunnen een voorbeeld zijn én op zoek gaan naar die ene procent die beter kan.’

Heb je nog nooit aan een Expeditie meegedaan? Dan heb je nu 2 opties: de derde Expeditie over doorlooptijden of de nieuwe Expeditie over vroegsignalering. Mail Nico Wuarbanaran voor de details of lees hier verder.