Wat doet Sloos ICT voor schuldhulporganisaties?
Fabian Sloos: ‘Sinds 2002 bieden we software voor schuldhulp aan ondernemers. Op basis van een standaard-databasesysteem en op maat gemaakt voor onze klanten, zoals Zuidweg & Partners, HBG Aldis en Philips Stiels Gielkens.’

Fabian Sloos

'Rapporteren was veel werk'

Jullie zijn voortvarend aan de slag gegaan met DDAS, waarom is dat?
‘De aanleiding is dat onze klanten als lid van de NVVK aan DDAS moeten meedoen. Schuldhulporganisaties moeten veel registreren in hun databases. Daarover moeten ze jaarlijks rapporteren aan de NVVK. Het was ontzettend veel werk om alles uit te zoeken en goed in de database te zetten. Ook veranderden de NVVK-vragen vaak. Nu is er een standaard gekomen, waardoor het rapporteren eenvoudiger wordt. Daarom hebben we gas gegeven op de bouw van de koppeling met DDAS.’ 

Wat moesten jullie daarvoor doen?
‘De eerste stap was de technische ontwikkeling, de basis van de koppeling die voor elke klant hetzelfde is. We gebruiken die koppeling trouwens ook voor de webmodule Shvo voor gemeenten die we binnenkort lanceren. We moesten vaststellen welke datastructuur DDDAS nodig heeft. Daar bouwden we 'routines' voor, die de benodigde data uit de database van de schuldhulpverlener halen en in de juiste vorm aanleveren. Als je dat eenmaal in kaart hebt gebrach maakt het niet uit of je dat nou voor 1 dossier doet, voor tientallen of voor honderden dossiers.' 

Geen extra kosten

'Een uitdaging was dat we ook de vraag kregen om een inhaalslag te maken met de gegevens van 2024. Normaal rapporteer je alleen over actuele en toekomstige gegevens. Als je mensen moet vragen om historische data bij te werken, is dat ook weer een implementatievraagstuk.'

'Als routines vastliepen door invoerfouten waren we wel even aan het analyseren waar dat nou precies aan lag. En dan concludeerden we bijvoorbeeld dat we het systeem zo moeten programmeren dat het '’s-Hertogenbosch en Den Bosch' of 'Leeuwarden en Ljouwert' samenneemt. Of we moesten afdwingen dat er maar 1 plaatsnaam in het systeeem kan worden ingevoerd.' 

'Deze technische ontwikkeling was ongeveer 40 uur werk. Dat hebben we deels voor eigen rekening gedaan en deels met een kleine financiële tegemoetkoming vanuit DDAS. Er komen voor klanten ook geen extra abonnementskosten voor de koppeling bij.’  

Datakwaliteit verhogen

Wat moet er daarna nog per klant gebeuren?
‘We moesten, om op het vereiste niveau van DDAS te komen, vooral de datakwaliteit verhogen. Als een klant een bepaalde fase in het proces niet of niet goed bijhoudt, moet de klant de procedures aanscherpen om de data te verbeteren.'  

'We hebben een scherm gemaakt waarmee klanten door hun dossiers kunnen lopen om te zien waar de fouten zitten of gegevens ontbreken. Dan kunnen ze de gegevens aanpassen en opnieuw kijken of het klopt. Uiteindelijk moet het hele bestand door de foutenanalyse van de testtool van DDAS komen. We begeleiden klanten daarbij, geven uitleg over de fouten en vertellen wat ze kunnen doen om het per dossier op te lossen. De klant kan dat dan weer aan de medewerkers doorgeven die dat werk gaan doen.'

Even investeren

'Zuidweg & Partners heeft intussen een op-orderapport gekregen, de data van HBG Aldis worden nu gecontroleerd. Bij Philips Stiels Gielens zijn we net met de implementatiefase gestart. Bij volgende klanten wordt het matchen met DDAS makkelijker. We kennen nu het systeem en weten bij foutcodes waar we moeten zoeken. Maar het implementeren is toch altijd wel wat werk, zo’n 16 uur per klant. Het is even een investering, maar daarna hoef je niet meer elk jaar met bloed, zweet en tranen de NVVK-gegevens bij elkaar te zoeken.’ 

Sluit ook aan!
We publiceren dit interview om ermee aan te geven dat aansluiten op DDAS heel goed te doen is. Het vraagt een beperkte tijdsinvestering en een overzichtelijke financiële investering. Daar staat heel veel tegenover: aansluiting op het nationale DDAS-project, snelle, betrouwbare en toekomstbestendige toegang tot je eigen data en de mogelijkheid jezelf te vergelijken met andere instellingen die financiële hulp verlenen. Door aan te sluiten voldoe je ook aan de NVVK-verplichting om jaarlijks te rapporteren over je werk.

Ook andere softwareleveranciers werken hard aan koppelingen voor DDAS. Wil je weten hoe ver zij zijn? Bekijk dit overzicht.