Orionis Walcheren profiteert nu al van aan CBS geleverde data
'Meedoen met DDAS? Heel makkelijk!'
Aanleveren voor DDAS? Gemeenten die werken met Allegro kunnen daar bij Kred’it een module voor afnemen. Orionis Walcheren deed dat al. Functioneel beheerder Christian Pouwer van Orionis kijkt tevreden terug op de overstap. ‘Het ging heel vlot!
‘Vorig jaar vroegen we Allegro software om het aanleveren van de NVVK-jaarcijfers minder bewerkelijk te maken', vertelde Pouwer onlangs tijdens een NVVK-sessie over het onderwerp. 'Toen zeiden ze: dat staat even op pauze, want er komt iets aan: het project Data Delen Armoede en Schulden - DDAS dus. Dat is een gecentraliseerde manier om data aan te leveren, die onder meer het inzamelen van de NVVK-jaarcijfers gaat vervangen.'
'Doen, het scheelt veel tijd'
'Daar was ik meteen voor in. Ook de teammanager Schuldhulpverlening zei: dat moeten we doen, want dat scheelt ons een heleboel tijd. Het mandaat voor de beslissing om over te stappen heeft Orionis zelf. We voeren de schuldhulpverlening voor Veere, Middelburg en Vlissingen uit als 1 entiteit. Dus ik heb me als contactpersoon aangemeld bij DDAS. Na het webinar met uitleg hebben we Kred’it gevraagd om de module te maken. Die was eind vorig jaar af.'
Privacy voorop
'Ter voorbereiding hebben we ons eerst gebogen over de informatieveiligheid via een Data Protection Impact Assessment (DPIA). Dat doen we altijd als er iets aan onze werkwijze verandert. We vinden dataveiligheid en de privacy van onze klanten heel belangrijk. In dit geval ging het vlot, want de VNG had al veel vooraf ingevuld.'
'Uiteraard heb ik de model-DPIA goed bekeken, samen met onze chief information security officer (CISO) en de functionaris Gegevensbescherming. Die houdt zich bezig met alles rond de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zoals de bewaartermijnen van informatie.
Voor de DPIA moesten we al kijken wat er op onze gemeenschappelijke regeling van toepassing was, vanwege de mandaten die onze opdrachtgevers ons verlenen. Vervolgens zijn we met de leverancier het verdere proces ingegaan. Zij hebben er een module voor gemaakt, die ook DDAS heet. Om gegevens uit te wisselen creëer je met die module een soort uitdraai uit het systeem in het bestandsformaat 'JavaScript Object Notation' (JSON).'
Vertaalslag
'Daarop ben ik een dagdeel samen met twee consultants van Kred’it gaan zitten. Wij waren een van de eersten die met de module werkten, dus het was een beetje aftasten. Kred'it wilde vooral veel weten over onze inrichting van de dienstverlening. Welke producten we gebruiken die we willen aanleveren voor DDAS bijvoorbeeld. Wij hebben verschillende vormen van budgetbeheer. Om data aan te leveren bepaal je vooraf of die budgetbeheervormen vallen onder budgetcoaching, budgetbeheer of een schuldregeling. Je koppelt de productentabel dan een DDAS-code.'
'Vervolgens moet je de licentiecode bijwerken zodat de nieuwe module wordt geactiveerd binnen je programma. Daarna kan je vanuit Beheer een scherm openen om DDAS te genereren. En dat is echt heel makkelijk. Je geeft de gemeentecode op, de periode waarover je data wil hebben en nog een paar gegevens, je drukt op 'genereren' en er rolt een JSON-bestand uit!'
Ervaren partner
Het aanleveren ging in één keer soepel, merkte Pouwer. 'Dat komt ook door de ruime ervaring van het CBS natuurlijk. Een van de redenen waarom we snel besloten om mee te doen met DDAS was dat CBS de aanleverpartner is. Daar leveren we ook op andere vlakken statistieken aan en dat gaat altijd prima.'
'We kregen eerst keurig een ontvangstbevestiging van onze aangeleverde data. Inmiddels is ook het 'op-orde-rapport' binnen, dat een samenvatting van de cijfers biedt.'
Voor gemeenten is deze tussenstap een geruststellend gegeven; wanneer er iets niet lijkt te kloppen in de data hebben ze in deze fase gelegenheid de rapportage te verbeteren.
Pouwer: 'Onze afdelingen Schuldhulpverlening en Kwaliteit gebruiken de data nu voor interne controles en als managementinformatie. We hebben er dus zelf al direct iets aan.'
Tip van Christiaan Pouwer: 'Soepel overstappen? Bereid het goed voor'
'Alles van DDAS is goed beschreven, met een duidelijke gebruikershandleiding. Ook de leverancier had het heel goed geregeld', vindt Pouwer. 'Mijn tip voor collega’s: wat het meeste tijd kost is de produkten inventariseren bij je team of bij afdelingen. Als je dat vooraf doet, gaat de installatie soepel!’
Gebruik het handige DDAS-Stappenplan zodat ook jouw gemeente schuldhulpdata eenvoudig kan delen met het CBS.
