Veel gestelde vragen Vroegsignalering

De ondertekening van de LCV Modelovereenkomst verloopt digitaal via het NVVK Ondertekenportaal. Een vastelastenpartner meldt zich via een aanmeldformulier aan en geeft daarbij aan met welke gemeente(n) een overeenkomst moet worden afgesloten.

Vervolgens wordt de modelovereenkomst voor deze gemeente(n) klaargezet in het Ondertekenportaal. De contactpersoon Vroegsignalering van de betreffende gemeente kan deze overeenkomst vervolgens digitaal versturen naar de tekenbevoegden voor wederzijdse ondertekening.

Zodra de overeenkomst volledig is ondertekend, krijgt de vastelastenpartner toegang tot het digitale meldpunt dat de gemeente gebruikt voor het aanleveren van signalen.

Stap 1: Meld u aan via het aanmeldformulier. Geef daarbij de naam en het e-mailadres door van de contactpersoon en tekenbevoegde (kan één persoon zijn). Ook geeft u aan met welke gemeente(n) u een overeenkomst wilt sluiten. Nieuwe aanmeldingen worden wekelijks verwerkt. Direct na de verwerking, ontvangt u een bevestiging via projecten@nvvk.nl. Vanaf dat moment heeft u toegang tot het NVVK Ondertekenportaal.

Stap 2: Voor de gemeenten die u bij de aanmelding hebt opgegeven, worden overeenkomsten klaargezet in het NVVK Ondertekenportaal. Zodra de contactpersoon vroegsignalering van een gemeente de overeenkomst ter ondertekening heeft verzonden, wordt deze zichtbaar in het portaal. U ontvangt per e-mail een uitnodiging om de overeenkomst digitaal te ondertekenen. Ondertekenen kan alleen vanuit de rol van tekenbevoegde. Blijft verzending uit? In het NVVK Ondertekenportaal is onder de tab 'Contactpersonen' het mailadres te vinden van de contactpersoon dit binnen de gemeente verantwoordelijk is voor verzending.

Hierop is geen algemeen antwoord te geven. De overeenkomst moet worden ondertekend door iemand die bevoegd is om namens de gemeente of vastelastenpartner te tekenen. Het is de verantwoordelijkheid van iedere organisatie om ervoor te zorgen dat de opgegeven tekenbevoegde hiervoor daadwerkelijk bevoegd is.

Nee, in het online ondertekenportaal is de LCV Modelovereenkomst niet aan te passen en ook geen addendum op te stellen.

Toch aanvullende of afwijkende afspraken maken? Dan kan dit bijv. via een apart addendum tussen gemeente en vastelastenpartner. Zie ook artikel 6 van de overeenkomst.

Nee, aan het gebruik van het Ondertekenportaal en het digitaal ondertekenen van de overeenkomst zijn geen kosten verbonden. Het gebruik van de Digitale meldpunten is voor vastelastenpartners ook kostenloos.

Ja. Voor alle partijen waarmee een overeenkomst is aangevraagd, zijn de contactgegevens van de contactpersonen beschikbaar in het NVVK Ondertekenportaal, mits hiervoor vooraf toestemming is gegeven.

De contactgegevens zijn te vinden onder het tabblad contactpersonen in het NVVK Ondertekenportaal.

Wilt u (de contactgegevens van) een contactpersoon of tekenbevoegde wijzigen of toevoegen in het NVVK Ondertekenportaal? Stuur dan de naam, het e-mailadres en de functie van de nieuwe contactpersoon of tekenbevoegde naar support.sociaal@xxllnc.nl. Na verwerking van de wijziging ontvangt de nieuwe contactpersoon of tekenbevoegde eigen inloggegevens voor het portaal.

Het is mogelijk om meerdere contactpersonen toe te voegen. Het is niet mogelijk om meerdere tekenbevoegden toe te voegen.

Klik dan op 'wachtwoord vergeten' op de inlogpagina van het NVVK Ondertekenportaal. 

Vul vervolgens uw e-mailadres in. U ontvangt dan een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen.

De uitwisseling van signalen verloopt via een digitaal meldpunt. Gemeenten maken hiervoor gebruik van één van de twee digitale meldpunten: Vindplaats Schulden (VPS) van BKR of xxllnc Vroegsignalering van xxllnc Sociaal.

In de overeenkomst tussen gemeente en vastelastenpartner (artikel 3.4) is vastgelegd welk digitaal meldpunt de gemeente gebruikt. De vastelastenpartner levert de signalen voor deze gemeente via dit meldpunt aan.

Deze informatie ontvangt de vastelastenpartner van het Digitaal Meldpunt waar de gemeente gebruik van maakt. Welk Digitaal Meldpunt dat is, staat vermeld in de getekende overeenkomst (artikel 3.4).

De beheerder van het Digitaal Meldpunt verzorgt de toegang en verstrekt de benodigde informatie voor het aanleveren van signalen. Dit gebeurt veelal direct na ondertekening van de (eerste) overeenkomst door zowel de vastelastenpartner als de gemeente.

Is de overeenkomst wederzijds ondertekend, maar heeft de vastelastenpartner nog geen informatie ontvangen over het aanleveren van signalen? Neem dan contact op met het Digitaal Meldpunt dat in de overeenkomst is vermeld.

• xxllnc Vroegsignalering (voorheen RIS Matching), aangeboden door xxllnc Sociaal. Voor vragen kunt u contact opnemen via support.sociaal@xxllnc.nl.
• VPS, aangeboden door BKR. Voor vragen kunt u contact opnemen via vroegsignalering@bkr.nl.

In de modelovereenkomst is vastgelegd:

• dat een signaal alleen aangeleverd mag worden als voor de betreffende vordering eerst maatschappelijk verantwoorde incasso is ingezet, minimaal in lijn met de branchespecifieke wetgeving (artikel 2.1).
• dat een vastelastenpartner een signaal pas mag aanleveren als de vordering minimaal 30 dagen oud is (artikel 3.1)

In de overeenkomst is geen vaste dag voor het aanleveren van signalen afgesproken. Uitganspunt is dat vastelastenpartners de aanleverkalender van het digitale meldpunt volgen. Dit betekent momenteel dat ze hun signalen tussen de 20e en 25e van de maand aanleveren. Dit faciliteeert matching van signalen en de daaropvolgende prioritering.

Indien Vastelastenpartners op andere (of meerdere) momenten in de maand signalen willen aanleveren, kunnen zij hierover afzonderlijke afspraken maken met de betreffende gemeente(n). Uiteraard zolang deze afspraken binnen de wettelijke kaders passen.

De formats van de Digitale Meldpunten schrijven voor welke gegevens sowieso verplicht en welke optioneel zijn. Welke gegevens aangeleverd mogen worden verschilt per sector. Dit is te vinden in de betreffende wetgeving voor energie, warmte, zorgverzekering, huur en water. 

Neem eventueel contact op met de NVVK (via projecten@nvvk.nl) als er vragen zijn over welke informatie aangeleverd mag en moet worden.

Met name waterbedrijven leveren nog afsluitsignalen via een andere route bij de gemeente aan, op de manier zoals ze dit al voor 2021 gewend waren. Ook voor afsluitsignalen geldt een opvolgplicht, zeker als er onverhoopt niet eerder een vroegsignaal ontvangen is. Maar ook als er wél eerder een vroegsignaal ontvangen is, wordt aanbevolen om als gemeente te acteren, omdat een dreigende afsluiting van water (of elektra) vermoedelijk bij zal dragen aan de bereidheid van de burger om hulp te accepteren.

Een afsluitsignaal water classificeert bovendien veelal als een ‘bedreigende situatie’ zoals gedefinieerd in de Wgs. Zodra er sprake is van een ‘bedreigende situatie’ dient binnen 3 werkdagen hulp aangeboden te worden.

Gemeente en waterbedrijf kunnen met elkaar onderzoeken en afspreken of, en zo ja op welke termijn, aanlevering via het Digitale Meldpunt voor vroegsignalering wenselijk en werkbaar is.

Voor vroegsignalering is het woon- of leveringsadres het uitgangspunt. Lever daarom het woon- of leveringsadres aan, ook als het postadres hiervan afwijkt.

De gemeente moet, voordat zij een signaal oppakt, controleren of de gemelde persoon staat ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP). Hiermee wordt voorkomen dat een andere bewoner wordt benaderd voor een betalingsachterstand die niet van deze persoon is.

Blijkt dat de gemelde persoon niet - of niet meer - in de gemeente staat ingeschreven? Dan koppelt de gemeente dit terug aan de vastelastenpartner.

Nee. Voor vroegsignalering maakt het in basis geen verschil of een inwoner onder bewind staat. Signalen over deze inwoners worden op dezelfde manier aangeleverd als andere signalen.

Ook wanneer een inwoner onder bewind staat, is het thuisadres het uitgangspunt voor het vroegsignaal. Zo kan de gemeente het hulpaanbod richten aan de inwoner. Een postadres kan het adres van de bewindvoerder zijn en is daarom niet het uitgangspunt voor vroegsignalering.

Op grond van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs) heeft de gemeente vier weken de tijd om een signaal op te volgen en een hulpaanbod te doen. Deze termijn gaat in op het moment dat het signaal door de gemeente of een gegevensverwerker namens de gemeente is ontvangen.

Is er sprake van een bedreigende situatie zoals bedoeld in de Wgs? Dan moet de gemeente binnen drie werkdagen een eerste gesprek aanbieden.

Nee, de gemeente is niet verplicht om bij ieder signaal een huisbezoek af te leggen. De Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs) verplicht gemeenten wel om actie te ondernemen op ontvangen signalen en de inwoner een aanbod tot schuldhulpverlening te doen.

De gemeente bepaalt zelf op welke manier zij contact opneemt met de inwoner. Dit kan bijvoorbeeld via (een combinatie van) een huisbezoek, telefonisch, per brief of via een ander communicatiemiddel. In de LCV Modelovereenkomst is wel afgesproken dat signalen van vastelastenpartners gelijkwaardig behandeld worden en de gemeente (desgevraagd) transparant is over het gehanteerde beleid en de manier waarop prioritering tot stand komt.

De gemeente moet in beginsel alle signalen oppakken. Er vindt in ieder geval terugkoppeling plaats wanneer de inwoner de aangeboden hulp heeft geaccepteerd. 

Ook wanneer een signaal niet wordt opgepakt, vindt terugkoppeling plaats aan de signaalpartner. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer uit een BRP-controle blijkt dat de gemelde klant geen inwoner van de gemeente is, wanneer noodzakelijke informatie ontbreekt, een signaal een herhaling is van een eerder ontvangen signaal of wanneer het signaal niet voldoet aan de vereisten van proportionaliteit voor verwerking. Van dat laatste kan bijvoorbeeld sprake zijn bij zeer lage bedragen of wanneer het vermoeden bestaat dat de signaalpartner voorafgaand aan de aanlevering geen sociale incasso heeft uitgevoerd. 

Wanneer een inwoner al schuldhulpverlening ontvangt, wordt dit eveneens teruggekoppeld aan de signaalpartner. De verdere opvolging en het contact met de signaalpartner wordt in dat geval opgepakt door de al betrokken financieel hulpverlener.

Als een inwoner wel bereikt is maar (nog) geen hulp wil, mag dit helaas niet worden teruggekoppeld aan de vastelastenpartner. Om die reden kan ook niet teruggekoppeld worden wanneer het de gemeente niet lukt om een inwoner te bereiken.

De vastelastenpartner pauzeert het incassoproces pas zodra de gemeente of uitvoerder heeft doorgegeven dat de inwoner het aanbod voor hulp heeft geaccepteerd. Dit volgt uit de afspraken in de modelovereenkomst.

De pauze geldt alleen voor de facturen die onderdeel zijn van het aangeleverde signaal. Voor andere openstaande facturen, bijvoorbeeld facturen die nog niet of nog niet lang genoeg zijn vervallen, kan het incassoproces doorlopen.

Het incassoproces wordt in eerste instantie voor 30 dagen gepauzeerd. In deze periode worden voor de betreffende betalingsachterstand geen nieuwe incassomaatregelen genomen. Er worden geen nieuwe incassokosten in rekening gebracht en de vordering wordt niet overgedragen aan een incassobureau of deurwaarder (als dit niet al gebeurd was).

Voorwaarde voor het pauzeren van het incassoproces is dat de inwoner de aangeboden hulp geaccepteerd en nieuwe financiële verplichtingen aan de vastelastenpartner voldoet. Het is dus belangrijk dat nieuwe financiële verplichtingen aan de vaste lastenpartner weer voldaan worden of hier in ieder geval heldere afspraken over gemaakt worden.

Dit zijn twee verschillende termijnen. Voor de terugmelding op een signaal dat de inwoner de hulp heeft geaccepteerd, hoeft nog geen aanmelding schuldhulpverlening te hebben plaatsgevonden. De opschorting van het incassoproces gedurende ten minste 30 dagen is bedoeld om de hulpverlening op te starten en de eerste afspraken met de inwoner te maken. Lichte hulpverlenering - zoals samen aanvragen van toeslagen of het budget in kaart brengen zodat een haalbare regeling getroffen kan worden - behoort ook tot de mogelijkheden.

De termijn van maximaal acht weken uit de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs) is pas relevant wanneer na een eerste gesprek daadwerkelijk overgegaan wordt tot (een beschikking voor) schuldhulpverlening. 

Is na de periode van 30 dagen een aanvullende pauze nodig, bijv. om tot een plan van aanpak te komen of voor een stabilisatieperiode? Dan moet de schuldhulpverlener hierover in contact treden met de betreffende vastelastenpartner. Overweeg dan ook de kennisgeving in te zetten.