Bewaren van identiteitsdocumenten vraagt om zorgvuldigheid
Kopie paspoort: wat mag wel en wat mag niet?
Het bewaren van een kopie van een ID-bewijs lijkt vanzelfsprekend, maar is in de financiële hulpverlening aan strikte privacyregels gebonden. Zo vertelt Johannes Homan van Praktijk voor Privacy. De hoofdregel is helder: een kopie ID-bewijs mag niet zomaar in het dossier van een cliënt worden opgeslagen. Wat wél mag: vaststellen wie de inwoner is aan de hand van een identiteitsbewijs, en vervolgens noteren welk document het betreft, het documentnummer en de geldigheidsdatum. Meer niet.
Voor kredietbanken geldt een uitzondering: een kopie ID bewijs mag worden bewaard, maar uitsluitend in het kredietdossier. Opslag in de algemene klantgegevens is niet toegestaan.
Voor bewindvoerders gelden specifieke situaties. Moet er een bankrekening worden geopend? Dan mag de bewindvoerder een kopie opvragen bij de cliënt om door te sturen naar de bank. Na overdracht moet het document direct worden verwijderd uit de eigen administratie én uit verzonden items.
Vraagt een gemeente om een kopie ID bewijs voor bijzondere bijstand? Dan is dat niet nodig: de bewindvoerder kan de cliënt identificeren via de rechterlijke uitspraak, NAW-gegevens, BSN en paspoortgegevens.
Wil je meer weten over wat wel en niet mag in verband met de privacywetgeving? Kijk dan het webinar terug.
